Wanneer is een zakelijk adres een persoonsgegeven?
Een persoonsgegeven is alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (artikel 4, lid 1). Een algemeen bedrijfsadres zoals info@bedrijf.nl wijst meestal naar een bedrijf, niet naar een persoon. Een adres met iemands naam erin is een persoonsgegeven, en elk adres van een eenmanszaak ook, omdat dat bedrijf een persoon is. Dat het op een website staat, verandert dat niet: openbare persoonsgegevens blijven persoonsgegevens.
Uw grondslag: gerechtvaardigd belang
Voor het verwerken van persoonsgegevens is een grondslag nodig (artikel 6). Voor zakelijke prospectie is dat meestal gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f), en overweging 47 zegt dat direct marketing kan worden beschouwd als verwerking voor een gerechtvaardigd belang. Het gaat niet vanzelf: u moet kunnen laten zien dat uw belang echt is, dat contact opnemen daarvoor nodig is en dat de belangen en verwachtingen van de persoon niet zwaarder wegen. Die afweging vastleggen is hoe u dat laat zien.
Wat u de mensen die u mailt vertelt
Heeft u de gegevens niet van de persoon zelf gekregen, dan somt artikel 14 op wat die te horen moet krijgen: wie u bent en hoe men u bereikt, het doel en de grondslag, de soorten gegevens, de bron en of die bron openbaar is, hoe lang u de gegevens bewaart en welke rechten de persoon heeft. Gebruikt u de gegevens om contact op te nemen, dan moet dat uiterlijk in uw eerste bericht (artikel 14, lid 3, onder b). Het recht van bezwaar moet uitdrukkelijk en los van andere informatie worden vermeld (artikel 21, lid 4).
Als iemand zegt: stop
Iedereen mag op elk moment bezwaar maken tegen direct marketing, en u moet dan stoppen met het gebruik van de gegevens daarvoor (artikel 21, leden 2 en 3). Hier is geen afweging: het bezwaar gaat altijd voor. Houd een lijst van niet te benaderen adressen bij, zodat een adres dat bezwaar maakte niet opnieuw wordt gemaild als het in een latere lijst opduikt.
De e-mailregels verschillen per land
De AVG is niet de enige wet. Voor e-mailmarketing geldt ook de e-Privacyrichtlijn (2002/58/EG), zoals elk land die in nationale wetgeving heeft omgezet. Artikel 13 daarvan vraagt vooraf toestemming voor marketingmail aan abonnees die natuurlijke personen zijn, behalve bestaande klanten, en laat elk land beslissen hoe bedrijven worden beschermd. De regel voor het mailen van een bedrijf hangt dus af van het land, en de twee wetten werken samen: Duitse toezichthouders zeggen bijvoorbeeld dat er geen gerechtvaardigd belang is voor een kanaal dat de e-mailregels verbieden.
| Land | Bedrijven mailen | Officiële bron |
|---|---|---|
| Nederland | Vooraf toestemming nodig, ook van bedrijven, behalve bij bestaande klanten.Autoriteit Persoonsgegevens | Autoriteit Persoonsgegevens |
| Duitsland | Vooraf uitdrukkelijke toestemming nodig van elke ontvanger, ook van bedrijven, behalve bij bestaande klanten.UWG § 7 | UWG § 7 |
| Frankrijk | Professionals mogen over hun vak worden gemaild als ze worden geïnformeerd en bezwaar kunnen maken; particulieren moeten vooraf toestemming geven. Algemene bedrijfsadressen zoals contact@ vallen buiten deze regels.CNIL | CNIL |
| Spanje | Vooraf verzoek of uitdrukkelijke toestemming nodig, ook van bedrijven, behalve bij bestaande klanten.LSSI, art. 21 | LSSI, art. 21 |
| Italië | Vooraf toestemming nodig, ook van bedrijven.Garante privacy (2013) | Garante privacy (2013) |
| Portugal | Bedrijven mogen worden gemaild tot ze bezwaar maken of zich op de nationale afmeldlijst zetten; particulieren moeten vooraf toestemming geven.ANACOM | ANACOM |
| Turkije | Geen voorafgaande toestemming nodig voor handelaren en ambachtslieden, maar zij kunnen weigeren; afzenders moeten de adressen in İYS registreren en daar vóór verzending op weigeringen controleren.T.C. Ticaret Bakanlığı | T.C. Ticaret Bakanlığı |
| Verenigd Koninkrijk | Bedrijven mogen zonder toestemming worden gemaild als u zich bekendmaakt en een afmeldmogelijkheid biedt; eenmanszaken en sommige vennootschappen moeten toestemming geven. De ICO meldt dat deze richtlijn wordt herzien.ICO | ICO |
| Verenigde Staten | Geen voorafgaande toestemming nodig, ook niet voor zakelijke mail; berichten hebben correcte kopregels, een postadres en een afmelding nodig die binnen tien werkdagen wordt verwerkt.FTC (CAN-SPAM) | FTC (CAN-SPAM) |
Gecontroleerd aan de hand van elke officiële pagina op 23 september 2026. Regels veranderen en deze gids gaat alleen over e-mail; lees de gelinkte pagina voor een campagne.
Voordat u verstuurt
- Controleer de e-mailregel van het land van elke ontvanger in de tabel hierboven.
- Kies bij voorkeur het algemene adres van een bedrijf; gebruik een adres met een naam alleen als u daar een reden voor heeft.
- Leg uw afweging van het gerechtvaardigd belang voor de campagne vast.
- Vermeld in de eerste e-mail wie u bent, waar u het adres vandaan heeft en hoe men bezwaar maakt.
- Honoreer elk bezwaar meteen en houd een lijst van niet te benaderen adressen bij.
- Verwijder wat u niet meer nodig heeft.
Wat DataFacilitator levert
Een zoekopdracht levert de contactgegevens die bedrijven zelf publiceren, meestal het algemene adres van een bedrijf. Zoeken op persoon kan niet. Zodra u een bestand downloadt, bepaalt u hoe het wordt gebruikt, dus de regels hierboven gelden voor u als afzender. Ons privacybeleid beschrijft ons eigen deel.