Wann ist eine geschäftliche Adresse personenbezogen?
Personenbezogene Daten sind alle Informationen über eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (Artikel 4 Nr. 1). Eine allgemeine Firmenadresse wie info@firma.de bezeichnet meist ein Unternehmen, keine Person. Eine Adresse mit dem Namen einer Person ist personenbezogen, ebenso jede Adresse eines Einzelunternehmers, denn dieses Unternehmen ist eine Person. Dass sie auf einer Website steht, ändert daran nichts: Öffentliche personenbezogene Daten bleiben personenbezogene Daten.
Ihre Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse
Die Verarbeitung personenbezogener Daten braucht eine Rechtsgrundlage (Artikel 6). Für B2B-Akquise ist das meist das berechtigte Interesse (Artikel 6 Abs. 1 lit. f), und Erwägungsgrund 47 sagt, dass Direktwerbung als einem berechtigten Interesse dienend betrachtet werden kann. Das gilt nicht automatisch: Sie müssen zeigen können, dass Ihr Interesse echt ist, dass die Kontaktaufnahme dafür erforderlich ist und dass die Interessen und Erwartungen der Person nicht überwiegen. Diese Abwägung schriftlich festzuhalten ist der Nachweis.
Was Sie den Angeschriebenen mitteilen
Wenn Sie die Daten nicht bei der Person selbst erhoben haben, zählt Artikel 14 auf, was ihr mitzuteilen ist: wer Sie sind und wie man Sie erreicht, Zweck und Rechtsgrundlage, die Datenkategorien, die Quelle und ob sie öffentlich zugänglich ist, wie lange Sie die Daten speichern und welche Rechte die Person hat. Nutzen Sie die Daten zur Kontaktaufnahme, muss das spätestens mit der ersten Nachricht geschehen (Artikel 14 Abs. 3 lit. b). Auf das Widerspruchsrecht ist ausdrücklich und getrennt von anderen Informationen hinzuweisen (Artikel 21 Abs. 4).
Wenn jemand Stopp sagt
Jede Person kann der Direktwerbung jederzeit widersprechen, und Sie dürfen ihre Daten dann nicht mehr dafür verwenden (Artikel 21 Abs. 2 und 3). Eine Abwägung gibt es hier nicht: Der Widerspruch gilt immer. Führen Sie eine Sperrliste, damit eine Adresse, die widersprochen hat, nicht erneut angeschrieben wird, wenn sie in einer späteren Liste auftaucht.
Die E-Mail-Regeln unterscheiden sich je Land
Die DSGVO ist nicht das einzige Gesetz. Für E-Mail-Werbung gilt auch die ePrivacy-Richtlinie (2002/58/EG), so wie jedes Land sie in nationales Recht umgesetzt hat. Ihr Artikel 13 verlangt eine vorherige Einwilligung für Werbe-E-Mails an Teilnehmer, die natürliche Personen sind, außer bei Bestandskunden, und überlässt jedem Land, wie Unternehmen geschützt werden. Die Regel für E-Mails an Unternehmen hängt also vom Land ab, und beide Gesetze greifen ineinander: Die deutschen Datenschutzbehörden sagen etwa, dass für einen Kontaktweg, den die Werberegeln verbieten, auch kein berechtigtes Interesse besteht.
| Land | E-Mails an Unternehmen | Offizielle Quelle |
|---|---|---|
| Niederlande | Vorherige Einwilligung nötig, auch von Unternehmen, außer bei Bestandskunden.Autoriteit Persoonsgegevens | Autoriteit Persoonsgegevens |
| Deutschland | Vorherige ausdrückliche Einwilligung jedes Empfängers nötig, auch von Unternehmen, außer bei Bestandskunden.UWG § 7 | UWG § 7 |
| Frankreich | Berufstätige dürfen zu ihrem Beruf angeschrieben werden, wenn sie informiert werden und widersprechen können; Privatpersonen müssen vorher einwilligen. Allgemeine Firmenadressen wie contact@ fallen nicht unter diese Regeln.CNIL | CNIL |
| Spanien | Vorherige Anforderung oder ausdrückliche Zustimmung nötig, auch von Unternehmen, außer bei Bestandskunden.LSSI, art. 21 | LSSI, art. 21 |
| Italien | Vorherige Einwilligung nötig, auch von Unternehmen.Garante privacy (2013) | Garante privacy (2013) |
| Portugal | Unternehmen dürfen angeschrieben werden, bis sie widersprechen oder sich in die nationale Sperrliste eintragen; Privatpersonen müssen vorher einwilligen.ANACOM | ANACOM |
| Türkei | Keine vorherige Einwilligung für Kaufleute und Gewerbetreibende nötig, aber sie können ablehnen; Absender müssen die Adressen im İYS registrieren und dort vor dem Versand Ablehnungen prüfen.T.C. Ticaret Bakanlığı | T.C. Ticaret Bakanlığı |
| Vereinigtes Königreich | Unternehmen dürfen ohne Einwilligung angeschrieben werden, wenn Sie sich zu erkennen geben und eine Abmeldung anbieten; Einzelunternehmer und manche Personengesellschaften müssen einwilligen. Laut ICO wird diese Leitlinie überarbeitet.ICO | ICO |
| Vereinigte Staaten | Keine vorherige Einwilligung nötig, auch nicht für geschäftliche E-Mails; Nachrichten brauchen korrekte Kopfzeilen, eine Postanschrift und eine Abmeldung, die binnen zehn Werktagen umgesetzt wird.FTC (CAN-SPAM) | FTC (CAN-SPAM) |
Am 23. September 2026 mit jeder offiziellen Seite abgeglichen. Regeln ändern sich, und dieser Leitfaden betrifft nur E-Mail; lesen Sie vor einer Kampagne die verlinkte Seite.
Vor dem Versand
- Prüfen Sie in der Tabelle oben die E-Mail-Regel des Landes jedes Empfängers.
- Nutzen Sie bevorzugt die allgemeine Adresse eines Unternehmens; eine Adresse mit Namen nur, wenn Sie einen Grund dafür haben.
- Halten Sie Ihre Interessenabwägung für die Kampagne schriftlich fest.
- Sagen Sie in der ersten E-Mail, wer Sie sind, woher Sie die Adresse haben und wie man widerspricht.
- Beachten Sie jeden Widerspruch sofort und führen Sie eine Sperrliste.
- Löschen Sie, was Sie nicht mehr brauchen.
Was DataFacilitator liefert
Eine Suche liefert die Kontaktdaten, die Unternehmen selbst veröffentlichen, meist die allgemeine Adresse eines Unternehmens. Eine Suche nach Personen gibt es nicht. Sobald Sie eine Datei herunterladen, entscheiden Sie über ihre Nutzung; die Regeln oben gelten also für Sie als Absender. Unsere Datenschutzerklärung beschreibt unseren eigenen Teil.