Quand une adresse professionnelle est-elle une donnée personnelle ?
Une donnée personnelle est toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (article 4, point 1). Une adresse générique comme info@societe.fr désigne en général une entreprise, pas une personne. Une adresse qui contient le nom d'une personne est une donnée personnelle, tout comme toute adresse d'un entrepreneur individuel, puisque cette entreprise est une personne. Être publiée sur un site n'y change rien : une donnée personnelle publique reste une donnée personnelle.
Votre base légale : l'intérêt légitime
Traiter des données personnelles exige une base légale (article 6). Pour la prospection B2B, c'est en général l'intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, point f), et le considérant 47 indique que la prospection peut être considérée comme réalisée à des fins d'intérêt légitime. Ce n'est pas automatique : vous devez pouvoir montrer un intérêt réel, que le contact est nécessaire pour cet intérêt et que les intérêts et attentes de la personne ne prévalent pas. Consigner cette mise en balance par écrit est la manière de le montrer.
Ce que vous devez dire aux personnes contactées
Lorsque vous n'avez pas obtenu les données auprès de la personne elle-même, l'article 14 énumère ce qu'elle doit savoir : qui vous êtes et comment vous joindre, la finalité et la base légale, les catégories de données, la source et si elle est accessible au public, la durée de conservation et ses droits. Si vous utilisez les données pour la contacter, c'est dû au plus tard lors du premier message (article 14, paragraphe 3, point b). Le droit d'opposition doit être signalé explicitement et séparément de toute autre information (article 21, paragraphe 4).
Quand quelqu'un dit stop
Chacun peut s'opposer à tout moment à la prospection, et vous devez alors cesser d'utiliser ses données à cette fin (article 21, paragraphes 2 et 3). Il n'y a pas de mise en balance : l'opposition l'emporte toujours. Tenez une liste d'exclusion, pour qu'une adresse qui s'est opposée ne soit pas recontactée si elle réapparaît dans une liste ultérieure.
Les règles de l'e-mail varient selon les pays
Le RGPD n'est pas la seule loi. La prospection par e-mail relève aussi de la directive ePrivacy (2002/58/CE), telle que chaque pays l'a transposée. Son article 13 impose le consentement préalable pour les e-mails de prospection adressés aux abonnés personnes physiques, sauf clients existants, et laisse chaque pays décider de la protection des entreprises. La règle pour écrire à une entreprise dépend donc du pays, et les deux lois se combinent : les autorités allemandes indiquent par exemple que lorsqu'un canal est interdit par les règles de prospection, il n'y a pas non plus d'intérêt légitime pour l'utiliser.
| Pays | Écrire aux entreprises | Source officielle |
|---|---|---|
| Pays-Bas | Consentement préalable requis, entreprises comprises, sauf clients existants.Autoriteit Persoonsgegevens | Autoriteit Persoonsgegevens |
| Allemagne | Consentement préalable exprès de chaque destinataire requis, entreprises comprises, sauf clients existants.UWG § 7 | UWG § 7 |
| France | Les professionnels peuvent être sollicités au sujet de leur profession s'ils en sont informés et peuvent s'y opposer ; les particuliers doivent consentir au préalable. Les adresses génériques d'entreprise comme contact@ ne relèvent pas de ces règles.CNIL | CNIL |
| Espagne | Demande préalable ou autorisation expresse requise, entreprises comprises, sauf clients existants.LSSI, art. 21 | LSSI, art. 21 |
| Italie | Consentement préalable requis, entreprises comprises.Garante privacy (2013) | Garante privacy (2013) |
| Portugal | Les entreprises peuvent être sollicitées jusqu'à ce qu'elles s'y opposent ou s'inscrivent sur la liste nationale d'opposition ; les particuliers doivent consentir au préalable.ANACOM | ANACOM |
| Turquie | Pas de consentement préalable pour les commerçants et artisans, mais ils peuvent refuser ; l'expéditeur doit enregistrer les adresses dans l'İYS et y vérifier les refus avant l'envoi.T.C. Ticaret Bakanlığı | T.C. Ticaret Bakanlığı |
| Royaume-Uni | Les sociétés peuvent être sollicitées sans consentement si vous vous identifiez et proposez un moyen de désinscription ; les entrepreneurs individuels et certaines sociétés de personnes doivent consentir. L'ICO indique que ces lignes directrices sont en révision.ICO | ICO |
| États-Unis | Pas de consentement préalable, e-mail professionnel compris ; les messages doivent avoir des en-têtes exacts, une adresse postale et une désinscription traitée sous dix jours ouvrables.FTC (CAN-SPAM) | FTC (CAN-SPAM) |
Vérifié sur chaque page officielle le 23 septembre 2026. Les règles évoluent et ce guide ne couvre que l'e-mail ; lisez la page liée avant une campagne.
Avant d'envoyer
- Vérifiez la règle d'e-mail du pays de chaque destinataire dans le tableau ci-dessus.
- Privilégiez l'adresse générique d'une entreprise ; n'utilisez une adresse nominative que si vous avez une raison de le faire.
- Consignez par écrit votre mise en balance de l'intérêt légitime pour la campagne.
- Dans le premier e-mail, dites qui vous êtes, d'où vient l'adresse et comment s'opposer.
- Respectez chaque opposition immédiatement et tenez une liste d'exclusion.
- Supprimez ce dont vous n'avez plus besoin.
Ce que fournit DataFacilitator
Une recherche renvoie les coordonnées que les entreprises publient elles-mêmes, le plus souvent l'adresse générique d'une entreprise. Il n'y a pas de recherche par personne. Dès que vous téléchargez un fichier, vous décidez de son usage : les règles ci-dessus s'appliquent donc à vous en tant qu'expéditeur. Notre politique de confidentialité décrit notre propre rôle.