¿Cuándo es una dirección de empresa un dato personal?
Un dato personal es toda información sobre una persona física identificada o identificable (artículo 4, apartado 1). Una dirección genérica como info@empresa.es suele identificar a una empresa, no a una persona. Una dirección con el nombre de una persona es un dato personal, y también cualquier dirección de un autónomo, porque esa empresa es una persona. Estar publicada en una web no cambia esto: un dato personal público sigue siendo un dato personal.
Su base jurídica: el interés legítimo
Tratar datos personales requiere una base jurídica (artículo 6). Para la prospección B2B suele ser el interés legítimo (artículo 6, apartado 1, letra f), y el considerando 47 dice que la mercadotecnia directa puede considerarse realizada por interés legítimo. No es automático: debe poder demostrar un interés real, que el contacto es necesario para él y que no prevalecen los intereses y expectativas de la persona. Dejar esa ponderación por escrito es la forma de demostrarlo.
Qué decir a las personas a las que escribe
Si no obtuvo los datos de la propia persona, el artículo 14 enumera lo que se le debe informar: quién es usted y cómo contactarle, la finalidad y la base jurídica, las categorías de datos, la fuente y si es de acceso público, cuánto tiempo los conserva y sus derechos. Si usa los datos para contactarla, debe hacerlo a más tardar en su primer mensaje (artículo 14, apartado 3, letra b). El derecho de oposición debe mencionarse de forma explícita y separada de cualquier otra información (artículo 21, apartado 4).
Cuando alguien dice basta
Cualquiera puede oponerse en todo momento a la mercadotecnia directa, y usted debe dejar de usar sus datos para ese fin (artículo 21, apartados 2 y 3). Aquí no hay ponderación: la oposición siempre prevalece. Mantenga una lista de exclusión, para no volver a escribir a una dirección que se opuso si aparece en una lista posterior.
Las normas del email varían según el país
El RGPD no es la única ley. El marketing por email también se rige por la Directiva ePrivacy (2002/58/CE), tal como cada país la ha incorporado a su derecho. Su artículo 13 exige consentimiento previo para los emails comerciales a abonados que son personas físicas, salvo clientes existentes, y deja a cada país decidir cómo se protege a las empresas. La norma para escribir a una empresa depende, pues, del país, y las dos leyes actúan juntas: las autoridades alemanas señalan, por ejemplo, que cuando las normas de marketing prohíben un canal, tampoco hay interés legítimo para usarlo.
| País | Escribir a empresas | Fuente oficial |
|---|---|---|
| Países Bajos | Se necesita consentimiento previo, también de las empresas, salvo clientes existentes.Autoriteit Persoonsgegevens | Autoriteit Persoonsgegevens |
| Alemania | Se necesita consentimiento previo y expreso de cada destinatario, también de las empresas, salvo clientes existentes.UWG § 7 | UWG § 7 |
| Francia | Los profesionales pueden recibir emails sobre su profesión si se les informa y pueden oponerse; los particulares deben dar su consentimiento previo. Las direcciones genéricas de empresa como contact@ quedan fuera de estas normas.CNIL | CNIL |
| España | Se necesita solicitud previa o autorización expresa, también de las empresas, salvo clientes existentes.LSSI, art. 21 | LSSI, art. 21 |
| Italia | Se necesita consentimiento previo, también de las empresas.Garante privacy (2013) | Garante privacy (2013) |
| Portugal | Se puede escribir a las empresas hasta que se opongan o se inscriban en la lista nacional de exclusión; los particulares deben dar su consentimiento previo.ANACOM | ANACOM |
| Turquía | No se necesita consentimiento previo de comerciantes y artesanos, pero pueden negarse; los remitentes deben registrar las direcciones en İYS y comprobar allí los rechazos antes de enviar.T.C. Ticaret Bakanlığı | T.C. Ticaret Bakanlığı |
| Reino Unido | Se puede escribir a sociedades sin consentimiento si se identifica y ofrece una opción de baja; los autónomos y algunas sociedades de personas deben dar su consentimiento. La ICO indica que esta guía está en revisión.ICO | ICO |
| Estados Unidos | No se necesita consentimiento previo, tampoco para el email a empresas; los mensajes necesitan cabeceras exactas, una dirección postal y una baja atendida en diez días hábiles.FTC (CAN-SPAM) | FTC (CAN-SPAM) |
Comprobado en cada página oficial el 23 de septiembre de 2026. Las normas cambian y esta guía solo trata el email; lea la página enlazada antes de una campaña.
Antes de enviar
- Compruebe en la tabla anterior la norma de email del país de cada destinatario.
- Prefiera la dirección genérica de una empresa; use una dirección con nombre solo si tiene un motivo.
- Deje por escrito su ponderación del interés legítimo para la campaña.
- En el primer email, diga quién es, de dónde sacó la dirección y cómo oponerse.
- Atienda cada oposición de inmediato y mantenga una lista de exclusión.
- Elimine lo que ya no necesite.
Qué suministra DataFacilitator
Una búsqueda devuelve los datos de contacto que las empresas publican sobre sí mismas, normalmente la dirección genérica de una empresa. No se puede buscar por persona. En cuanto descarga un archivo, usted decide cómo se usa, así que las normas anteriores se le aplican a usted como remitente. Nuestra política de privacidad describe nuestra parte.